Foto: Freepik

Skončil „ajťák“ a nikdo neví hesla

Ve firmě všechno fungovalo, dokud tam byl. Správce sítě měl v hlavě hesla, přehled o licencích, věděl, jak restartovat server a komu zavolat, když padne e-mail. Jenže pak odešel – buď s výpovědí, na nemocenskou, nebo prostě „ze dne na den“ – a najednou zůstala firma bez přístupu k důležitým systémům. Nebo hůř, s přístupem jen částečným. To, co dřív běželo automaticky, začíná skřípat.

Podobná situace není vzácná. Mnoho menších firem má jednoho člověka, který má na starosti celé IT – od sítě po tiskárny. Jenže když takový člověk odejde, často za sebou nechá jen minimum dokumentace a spoustu otazníků. Kdo má přístup do administrace webu? Kde se zálohují data? Kdo nastavuje antivir? A hlavně: co dělat, když se něco pokazí?

Přenesené riziko na jednoho člověka

Problém není jen v samotném odchodu člověka. Jde o systém, který je postaven na jednom konkrétním jménu. Jakmile selže, odrazí se to na všech. IT ve firmách často nemá záložní plán, žádný přehled o infrastruktuře, chybí audit toho, co vše daný člověk spravoval. A teprve v krizi vyjde najevo, že bez něj nelze připojit nový notebook ani najít fakturační systém.

To může vést k několika dnům výpadku, ale i k vážnějším problémům, jako je ztráta dat nebo bezpečnostní incident. A přitom existují způsoby, jak se podobným krizím vyhnout – bez nutnosti budovat vlastní IT oddělení.

Dlouhodobé řešení: správně nastavený outsourcing

V posledních letech se ukazuje, že outsourcing IT není nouzové řešení, ale spíš promyšlený přístup k provozu. Když firma spolupracuje s externím partnerem, dokáže si nastavit pravidla, udržet dokumentaci v pořádku, mít přístup k přehledu systémů a hlavně – v případě potřeby má ihned ke komu sáhnout.

Například IT firma Hlava, s. r. o. nabízí menším a středním firmám v Praze kompletní správu IT s důrazem na bezpečnost, přehlednost a prevenci podobných krizí. Díky externímu přístupu navíc firma získá tým odborníků místo jednoho konkrétního jména. A i když konkrétní technik onemocní nebo skončí, služba pokračuje bez přerušení.

Příprava na „co kdyby“ se vyplácí

Nejde jen o to mít někoho „na telefonu“. Dobrý poskytovatel IT služeb pomáhá s dokumentací, revizí přístupů, aktualizací zařízení i školením zaměstnanců. Pomáhá také včas zachytit nedostatky, které by mohly vést k problémům. A hlavně – když se něco opravdu pokazí, reaguje okamžitě, protože prostředí firmy zná.

Situace, kdy odejde správce IT a firma zůstane bez pomoci, se dá řešit. Ale ještě lepší je jí předejít. Ne až poté, co je pozdě.